Zarządzanie projektami – delegowanie zadań i ich monitorowanie w trybie pracy hybrydowej
Zarządzanie projektami – delegowanie zadań i ich monitorowanie w trybie pracy hybrydowej
Wzmocnij swoje umiejętności w zarządzaniu projektem w pracy hybrydowej. Naucz się efektywnej komunikacji i delegowania zadań.
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI – DELEGOWANIE ZADAŃ I ICH MONITOROWANIE W TRYBIE PRACY HYBRYDOWEJ
Zarządzanie projektem w trybie pracy hybrydowej, uzupełnione o świadome delegowanie zadań i ich monitorowanie, polega na takim uporządkowaniu pracy zespołu rozproszonego, aby mimo różnego miejsca i czasu wykonywania zadań utrzymać spójny kierunek działań, kontrolę nad zakresem, harmonogramem i kosztami oraz przewidywalną komunikację. W podejściu opisanym w załączonym materiale projekt rozumie się jako przedsięwzięcie ograniczone w czasie, niepowtarzalne i złożone, realizowane celowo, w warunkach zmienności i z zaangażowaniem zasobów ludzkich, co w praktyce wymusza jasne reguły współpracy oraz jednoznaczne role, zwłaszcza sponsora i kierownika projektu, odpowiedzialnych za nadanie sensu przedsięwzięciu, decyzje, priorytety i komunikację wewnątrz oraz na zewnątrz zespołu .
Kluczowym elementem jest logiczna „mapa projektu”
prowadzona krok po kroku: zaczyna się od uzasadnienia, ponieważ uruchomienie projektu zawsze wiąże się z kosztem i zajęciem czasu, ale też ma przynieść wartość i wiedzę, a opłacalność można oceniać wskaźnikami typu ROI, NPV czy IRR; następnie porządkuje się odpowiedzialności sponsora i kierownika oraz zbiera wiedzę niezbędną do startu, doprecyzowując to, co wiadomo i to, czego jeszcze brakuje. Dalej definiuje się zakres i wymagania, porządkując je w strukturę prac WBS lub w backlog, co pozwala przełożyć oczekiwania na konkretne produkty i zadania, dobrać kompetentny, zmotywowany zespół oraz rozpocząć pracę od kick-offu, w którym ustala się zasady współdziałania w środowisku rozproszonym .
W kolejnym kroku buduje się harmonogram i plan zasobów,
w tym identyfikuje ścieżkę krytyczną oraz stosuje techniki skracania czasu realizacji, takie jak fast tracking czy crashing, a równolegle planuje się budżet obejmujący koszty pracy, podwykonawców, materiałów, energii i koszty pośrednie, z uwzględnieniem marży i konsekwencji jakościowych, jak reklamacje czy odpady. Ponieważ projekty w pracy hybrydowej są szczególnie wrażliwe na „niespodziewane zdarzenia”, duży nacisk kładzie się na zarządzanie ryzykiem jako przyszłą, niepewną sytuacją wpływającą na projekt oraz na zarządzanie zmianą, tak aby odchylenia nie rozsadzały uzgodnionego zakresu i terminów .
Delegowanie i monitorowanie zadań opiera się na
zaplanowanej kontroli i komunikacji, która ma przeciwdziałać chaosowi informacyjnemu typowemu dla pracy rozproszonej. W praktyce oznacza to świadomy dobór rytmu i rodzaju spotkań (kontrolnych, twórczych, decyzyjnych), dopasowanie sposobu kontroli do podejścia kaskadowego lub zwinnego oraz bieżące mierzenie postępu, odchyleń i efektywności na podstawie wskaźników takich jak zakres, koszt, jakość, czas, ryzyko i rezultat. Całość zamyka gromadzenie wiedzy i wyciąganie wniosków, w tym identyfikacja typowych przyczyn porażek oraz wykorzystanie retrospektywy, a jako fundament kultury zarządzania wskazuje się zasady Deminga, które wzmacniają konsekwencję działania, przywództwo, uczenie się i ciągłe doskonalenie procesów – szczególnie potrzebne wtedy, gdy zespół pracuje hybrydowo i musi polegać na przejrzystych regułach oraz powtarzalnych mechanizmach współpracy .
CEL SZKOLENIA
Celem szkolenia jest wyposażenie uczestników w praktyczne umiejętności efektywnego zarządzania projektami, w szczególności w środowisku pracy hybrydowej. Uczestnicy nauczą się planować, realizować, monitorować i zamykać projekty z wykorzystaniem skutecznych narzędzi zarządczych. Szkolenie rozwija także kompetencje w zakresie delegowania zadań, komunikacji projektowej oraz zarządzania ryzykiem i zmianą. Szczególny nacisk położony jest na adaptację do wyzwań wynikających z pracy rozproszonej oraz na praktyczne zastosowanie zasad Deminga w kulturze zarządzania projektowego.
Program Szkolenia
Program Szkolenia
Program w skrócie:
PRE – TEST
- Czym jest projekt.
- Mapa projektu – 10 kroków.
- Uzasadnienie projektu.
- Sponsor i kierownik.
- Zebranie wiedzy.
- Planowanie zakresu.
- Wybranie zespołu.
- Planowanie harmonogramu.
- Planowanie budżetu.
- Niespodziewane zdarzenia.
- Kontrola i komunikacja.
- Gromadzenie wiedzy.
- Ćwiczenia.
- Wytyczne E. Deminga.
POST – TEST
CZYM JEST PROJEKT:
- Podstawowe atrybuty projektu.
- Zdefiniowanie w czasie.
- Niepowtarzalność (jednorazowość).
- Złożoność.
- Celowość.
- Zmienność.
- Zaangażowanie zasobów ludzkich.
KROK 1 – Uzasadnienie projektu:
Z czym się wiąże uruchomienie projektu?
- Poniesienie kosztu.
- Zabranie czasu.
- Zdobycie doświadczenia i wiedzy.
- Przyniesie wartość (np. finansową).
Ocena rentowności projektu – wskaźniki finansowe:
- ROI – return on investment.
- NPV – net present value.
- IRR – internal rate of return.
KROK 2 –
- Sponsor i kierownik.
- Rola sponsora projektu.
- Rola kierownika projektu.
ZAPEWNIENIE KOMUNIKACJI WEWNĄTRZ I ZEWNĄTRZ ZESPOŁU:
- Przygotowanie struktury podziału pracy.
- Przygotowanie harmonogramu projektu.
- Planowanie budżetu.
- Wybór członków zespołu projektowego.
- Utrzymanie kontaktu z klientem, sponsorem.
3 – Zebranie wiedzy:
Pytania kierownika przed rozpoczęciem projektu:
- Co powinienem wiedzieć o nowym projekcie?
- Czego jeszcze nie wiem?
- Kto może udzielić mi żądanych odpowiedzi?
KROK 4 – Planowanie zakresu:
- Sprawdzamy zawartość (realność) projektu przed rozpoczęciem prac.
- Zbieramy wymagania.
- WBS (work breakdown structure):
- Planowanie zakresu – WBS.
- Ustalanie koncepcji projektu.
- Ustalanie struktury prac.
- Ustalanie listy produktów/składników.
- Podzielenie produktów na składniki robocze (prace).
- Wytyczne do tworzenia WBS.
- Planowanie zakresu – Backlog.
- Kiedy tworzymy backlog.
Krok 5 – Wybranie zespołu:
Założenia dotyczące członków zespołu:
- Kompetentni.
- Zmotywowani.
- Wybranie zespołu.
- Rozpoczęcie pracy z zespołem (kick off meeting).
Krok 6 – Planowanie harmonogramu:
- Skracanie czasu realizacji.
- Fast tracking.
- Crashing.
- Redukcja zakresu.
- Zdjęcie zadań ze ścieżki krytycznej.
- Poszerzenie kalendarza.
- Wzrost motywacji zespołu.
- Agresywny harmonogram.
- Planowanie harmonogramu.
- Fast tracking.
Krok 7 – Zaplanuj budżet:
Rodzaje kosztów:
- Praca ludzi.
- Podwykonawcy.
- Materiały.
- Energia.
- Pośrednie na szkolenia, logistykę, sale.
- Pośrednie finansowe (kredyty, leasing).
- Ogólne (część kosztów funkcjonowania firmy).
- Marża (zysk + reklamacje + odpady + nadgodziny).
Krok 8 – Niespodziewane zdarzenia:
RYZYKO jako sytuacja przyszła i niepewna która ma wpływ na projekt:
- Niespodziewane zdarzenia.
- zarządzaniem ryzykiem.
- Zarządzaniem zmianą.
Krok 9 – Kontrola i komunikacja.
- Co by się stało gdyby każdy z każdym o wszystkim rozmawiał?
- Co zrobić aby uniknąć chaosu?
Rodzaje spotkań:
- Kontrolne.
- Twórcze.
- Decyzyjne.
Rodzaje kontroli:
- Klasyczna (kaskadowa).
- Zwinna (agile).
Techniki monitorowania projektu:
- Przejście.
- Postęp.
- Odchylenia.
- Efektywność.
Jak oceniać projekt?
Wskaźniki:
- Zakres.
- Koszt.
- Jakość.
- Czas (najczęstsze).
- Ryzyko.
- Rezultat.
Krok 10 – Gromadzenie wiedzy.
- Typowe przyczyny porażek.
- Burza mózgów.
- Scrum retrospectivo.
14 zasad Deminga:
- Wytrwałość w zamierzeniach.
- Przyjęcie nowej filozofii.
- Rezygnacja z uzależnienia od masowej kontroli.
- Koniec z zamawianiem wyrobów i usług na podstawie najniższej ceny.
- Nieustanne doskonalenie procesów, wyrobów i usług.
- Uczenie się nowych umiejętności.
- Przywództwo.
- Wyeliminowanie strachu.
- Przełamanie barier między pionami.
- Bez sloganów, nawoływań, arbitralnych celów.
- Bez zadań ilościowych dla pracowników.
- Usuwanie przeszkód, które utrudniają odczuwanie dumy z pracy.
- Oświata i rozwój.
- Cel transformacji.
7 śmiertelnych chorób (wg E.Deminga):
- Brak wytrwałości w konsekwentnym dążeniu do celu:
- Brak wytyczonego kierunku i celu firmy.
- Brak planu działania.
- Brak konsekwencji.
- Nacisk na zyski (efekty) w krótkim czasie.
- Przeglądy kadrowe, wynagradzanie zależne od wydajności.
- Mobilność członków kierownictwa.
- Zarządzanie firmą jedynie na podstawie widocznych liczb.
- Nadmierne koszty związane z ochroną zdrowia pracowników.
- Nadmierne koszty prawnicze.
- Brak wytrwałości w konsekwentnym dążeniu do celu:
Grupa odbiorcza
Grupa odbiorcza
Szkolenie skierowane jest do:
Kierowników projektów i liderów zespołów projektowych.
Kadry zarządzającej średniego i wyższego szczebla.
Osób odpowiedzialnych za realizację inicjatyw strategicznych w organizacji.
Pracowników działów operacyjnych i wsparcia (np. HR, IT, logistyka), którzy biorą udział w projektach.
Osób pracujących w modelu hybrydowym, które odpowiadają za koordynację pracy zespołu.
Korzyści po szkoleniu
Korzyści po szkoleniu
Uczestnicy będą potrafili:
Zdefiniować i zaplanować projekt zgodnie z logiką zarządzania projektowego (od uzasadnienia po retrospektywę).
Rozdzielać i delegować zadania w zespole projektowym pracującym w trybie hybrydowym.
Stosować narzędzia takie jak WBS, backlog, harmonogram Gantta, analiza ROI, IRR, NPV.
Zarządzać budżetem, ryzykiem i zakresem projektu w sposób zwinny i adaptacyjny.
Organizować skuteczne spotkania projektowe (kontrolne, twórcze, decyzyjne).
Wdrażać mechanizmy kontroli i monitorowania postępu projektu.
Analizować przyczyny niepowodzeń projektowych i wyciągać z nich wnioski w oparciu o retrospektywę i zasady Deminga.
Tworzyć kulturę ciągłego doskonalenia i współpracy w zespole projektowym – nawet w warunkach rozproszenia.
Metodyka szkolenia
Metodyka szkolenia
Szkolenie ma charakter interaktywny i warsztatowy, z dużym naciskiem na praktykę i wymianę doświadczeń. Wykorzystane zostaną m.in.:
Mini-wykłady z elementami dyskusji moderowanej.
Case studies ilustrujące rzeczywiste wyzwania projektowe.
Ćwiczenia indywidualne i grupowe (np. tworzenie WBS, harmonogramu, analizy ryzyka).
Symulacje projektowe (kick-off, kontrola postępów, retrospektywa).
Techniki wizualne (mapy projektów, backlogi, burze mózgów, diagramy).
Analiza i odniesienie do 14 zasad Deminga jako fundamentu kultury ciągłego doskonalenia.
Praca w podziale na zespoły w formule zdalno-stacjonarnej (symulacja warunków pracy hybrydowej).
Czas trwania szkolenia – 2 dni
Certyfikat ukończenia szkolenia:
Po zakończeniu szkolenia Uczestnik otrzymuje imienny certyfikat w języku polskim i angielskim. Dodatkowo przekazujemy kopię dokumentu do działu HR.
Rabaty dla Klienta:
*2 osoba 5% rabatu, 3 osoba i następna – 10%
UWAGA ! Na 21 dni przed organizacją szkolenia firma wysyła informację drogą mailową do wszystkich Uczestników szkolenia na temat założeń organizacyjnych. Jeśli szkolenie zostanie przesunięte/odwołane, również Klienci będą poinformowani.
Ważne linki:
SZKOLENIE OTWARTE
- Wykład: 40%
- Ćwiczenia: 60%
- Poziom umiejętności: Wszystkie
- Język: polski
- Czas trwania szkolenia: 2 dni
- Godziny trwania szkolenia: 9.00-16.00
- Ewaluacja szkolenia: pre i post testy, ankiety
- Materiały szkoleniowe: podręcznik szkoleniowy, notatnik, długopis
- Kursanci: maksymalnie 12 osób
- Certyfikat szkolenia: język polski i angielski
- Gastronomia: przerwy kawowe, obiad 2 daniowy
SZKOLENIE ZAMKNIĘTE
- Wykład: 40%
- Ćwiczenia: 60%
- Poziom umiejętności: Wszystkie
- Język: polski/angielski/niemiecki (do uzgodnienia)
- Czas trwania szkolenia: 2 dni
- Termin szkolenia: do uzgodnienia
- Ewaluacja szkolenia: pre i post testy, ankiety
- Materiały szkoleniowe: podręcznik szkoleniowy, notatnik, długopis
- Kursanci: maksymalnie 15 osób
- Certyfikat szkolenia: język polski i angielski
- Logistyka szkolenia – do uzgodnienia
